بدأ الصندوق عمله بكادر من المتطوعين والمتعاونين والمتعاقدين من غير هيكل متعارف عليه، ثم إتجه نحو التخطيط والتنظيم والتخصصية.

اتبع الصندوق في خططه برنامجاً لتطوير الإدارة بغرض الوصول إلي هياكل إدارية ووظيفية تفي بالإغراض الموضوعة بحيث تعمل علي تقليص العمالة للحد الضروري لتقليل تكاليف الإدارة بما يحقق الأهداف الآتية:-

· إختيار العاملين حسب تخصصات إدارات الصندوق.

· تدريب العاملين ورفع كفاءاتهم.

· العمل علي استقرار العاملين بالصندوق.

· ترقية الأداء بالمتابعة الإدارية الفاعلة والتقويم المستمر.

· تطوير وتفعيل علاقات الصندوق بالمؤسسات ذات الصلة بعمل الصندوق ولائياً واتحادياً وخارجياً للحصول علي موارد لانفاذ مشروعاته.

الهيكل التنظيمي:

أجهزة الصندوق العليا:

1. مجلس الأمناء الاتحادي:

للصندوق مجلس أمناء يتكون من المختصين واصحاب الخبرات وقادة المجتمع. هدفه الدخول إلي المجتمع عبر مفاتيحه العلمية والاجتماعية. وقصد بذلك أن يكون جهازاً لإجازة السياسات والتشريعات. كما شكل الصندوق مجلس أمناء لكل ولاية، ثم إدارات للأمانة العامة ولجان مساعدة مثل لجنة الموارد، اللجنة الإدارية، الإدارة الفنية و المالية واللجنة الاستشارية الهندسية ولجنة المناشط التربوية.

توسع الصندوق إدارياً علي المستوي القاعدي ليغطي تسعة عشر من الولايات التي بها جامعات بأمانات تتكون من إدارات المجمعات، الموارد، الرعاية الاجتماعية، الحسابات، المناشط، الخدمات إضافة للجان الولائية المتخصصة، وقد تطورت الوظائف بتطور برنامج تنمية الإدارة بصورة تتناسب ونشأة الصندوق وأهدافه المحددة في مجال رعاية الطلاب.

يعتبرالشهيد المشير/ الزبير محمد صالح النائب الأول لرئيس الجمهورية السابق أول راعي للصندوق ثم تلاه النائب الأول لرئيس الجمهورية الأستاذ/علي عثمان محمد طه واخيراً يرعي الصندوق رئيس الجمهورية /المشير عمر حسن احمد البشير.

ويعتبر البروفسير / إبراهيم احمد عمر وزير التعليم العالي والبحث العلمي الاسبق أول رئيس لمجلس الأمناء الاتحادي للصندوق كما يعتبر الأستاذ / عثمان عبد العاطي أول أمين عام للصندوق في الفترة من (1991-1994) ثم المرحوم د.زيدان حسن زيدان (ابريل- سبتمبر 1995)، ثم د.محمد عبد الله النقرابي (مكلف سبتمبر-نوفمبر1995) ثم د.أزهري التجاني عوض السيد (1995-2000)، ثم الأستاذ/محمد حامد البله (مارس 2000-ابريل 2001) واخيراً أ.د.محمد عبد الله النقرابي (ابريل 2001حتي تاريخه).

البناء التنظيمي:

يقوم بناء الهيكل التنظيمي علي أساس تقسيم الأعمال، وتجميعها في وحدات إدارية، بقصد تحديد إطار المسئولية لكل جزء من أجزاء العمل وتحديد درجة ونوع وطبيعة السلطة الممنوحة للقيام بالإعمال المراد إنجازها([1]).

الهيكل التنظيمي للامانة العامة والامانات الولائية:

1995 – 1999م لامركزية الإدارة:

v تحقيقاً للامركزية الصندوق، تم نقل جميع المهام ذات الصبغة الإدارية التنفيذية، والصلاحيات المالية والتخطيط الوسيط إلي الولايات، بحيث تكون مهمة الأمانة العامة هي التخطيط العام ورعاية الأهداف وتقويم وتطوير العمل وهذا يقتضي اضطلاع الولايات بمسئولياتها تجاه ميزانية الصندوق وتفهم مهامه تجاه الجامعات الجديدة في إطار للامركزية الصندوق.

و يؤدي الصندوق علي المستوي القومي الوظائف الآتية:-

أ‌. توفير المعلومات عن الطالب والتي تغطي الجوانب الاجتماعية والتربوية والعلمية والاقتصادية، وتطوير نظم جمع المعلومات وحفظها واسترجاعها.

ب‌. التخطيط العام لأهداف الصندوق، وترتيبها بحيث تكون للصندوق استراتيجية وخطط مرحلية سنوية، وموجهات سنوية، لتخطيط عمل الولايات بالإضافة إلي تخطيط مشروعات الصندوق الكبرى ووضعها في صورة مكتوبة بمراحلها وأسبقياتها وتكلفتها.

ج. يؤدي الصندوق القومي وظيفة التدريب النوعي ويوجه برامج التدريب بصفة أساسية إلي تدريب المشرفين اللصيقين بالطلاب في سكنهم ثم القيادات المختلفة .

د. تخطيط الاستثمار وتنمية الموارد وفق خطط وضوابط واضحة، وبصورة تقابل مهام ونفقات الصندوق.

ه . بناء علاقات خارجية للصندوق بحيث يعرف بالتجربة السودانية ويتعرف علي التجارب الآخري.

و‌. القيام بمهام التقويم العام لأهداف وخطط وبرامج ومشاريع الصندوق قومياً وولائياً وتقديم المعالجات اللازمة لتطويرها.

· يصمم الهيكل الإداري للصندوق ويكون الهيكل فيه تخطيطياً، تقلص فيها الإدارات و الوحدات إلي الحد الضروري.

· تجمع تجارب الهياكل الإدارية المنفذة علي مستوي الولايات ودراستها من اجل صياغة هيكل إداري ولائي نموذجي يطبق بالتدريج حتى يثبت بالتجربة.

· يراعي في هياكل الصندوق القومية و الولائية ضرورة التوظيف قدر حاجة العمل بناء علي الوصف الوظيفي الدقيق لكل وحدات الهيكل الإداري ووظائفه.

· مراجعة قانون الصندوقوقانون 2002م- قانون 2005م وتعديل 2010م وإصلاحه وتطويره ليستوعب أهداف ووظائف الصندوق وتضمينه مواد تجعل من الصندوق مؤسسة تربوية مستمرة الأهداف، ومواد أخري تساعدها في تنفيذ مهامها، وتحدد وضعيته الاعتبارية وعلاقاته القومية والولائية وتضمن له موارد مستقرة.

· تم إيجاد مقر دائم للصندوق القومي ومقار دائمةلأعلى فروعه بالولايات.

· توثيق الصلة بين أمناء الصندوق بالولايات والجامعات والتأكيد علي تكامل دور الجامعة والصندوق وأهمية اشتراكهما في تخطيط ورسم السياسات من خلال تحقيق وجود الصندوق في مؤسسات الجامعة التي ترسم سياساتها وإنهاء أي تعارض بين الجامعات وأمانات الصندوق الولائية.

· ضبط النظام المحاسبي للصندوق وفق الأسس المحاسبية العامة، بحيث تعين كل ولاية مراجعاً داخلياً يتبع لها إدارياً ويتبع فنياً لوحدة المراجعة الداخلية بالأمانة العامة. أما المراجعة الداخلية فتتم سنوياً بالمركز والولايات، بفرق ترسلها الأمانة العامة خلال النصف الثاني من الشهر الأول للسنة المالية الجديدة.

· في مجال التمويل تقوم أمانات الولايات بمعالجة مسائلها المتعلقة بالدعم والتسيير عبر قنواتها المعروفة ولائيا، أما الأمانة العامة فتدعم البرامج والمشاريع الكبيرة المستمرة حسب جدية ونشاط الأمانات الفرعية المنفذة لهذه البرامج .

إذا ألقينا الضوء علي النظم الإدارية و الهيكل فقد قامت بجانب مجلس الأمناء الهياكل التالية:-

Ø مجلس الأمانة العامة كأعلى جهاز إداري يدار باجتماع شهري لمراجعة الأداء يرأسه الأمين العام.

Ø مجلس الإدارات وهو يضم كل الإدارات في اجتماع نصف شهري يرأسه نائب الأمين العام.

Ø الملتقى التداولي لأمناء الولايات ينعقد كل عامين .

Ø أعيد تأهيل بيئة العمل في مقر الصندوق وتمت تهيئته بإضافة قاعة اجتماعات.

Ø تمت تغطية كثيفة لأمانات الصندوق ومشروعاته بمتابعة ميدانية.

كل ذلك طور العملية الإدارية وأضاف لها حيوية وفعالية وانعكس ذلك علي استقرار العام الدراسي وإحاطة كاملة بالمشكلات ومعالجة الطوارئ.

وباعتبار الصندوق مؤسسة شبه حكومية يحتاج إلي بناء إداري فاعل يستقطب جهود المجتمع ويستصحب سياسات ومبادرات وإسهامات الدولة وذلك من خلال:

أ‌- تخطيط وتنفيذ هياكل إدارية تحقق الأهداف العامة للصندوق بأقل تكلفة وأقصي درجة من الكفاءة الإدارية، وبالاستعانة بالجهات المختصة.

ب- تحويل الأمانة العامة للصندوق لجهاز فني إشرافي يهتم بوضع السياسات والخطط العامة ومتابعة المشروعات الكبرى وتقويم أداء الصندوق.

ج‌- تقوم مجالس أمناء الولايات وتمثل فيها فعاليات المجتمع بصفة خاصة وتمثل فيها الولايات كجهات رسمية تستقطب موارد المجتمع وتضع السياسات الخاصة بالولايات، وتحدد التزامات الولايات تجاه الصندوق تمشياً مع الاتجاه العام للحكم الاتحادي السائد في الدولة.

د- في مجال القوي العاملة في الصندوق يركز الصندوق علي رفع كفاءة العاملين من حيث الخبرات والفاعلية والأداء ويعمل علي استقرارها مع الاكتفاء بأقل عدد ممكن من العمالة.

هـ- يعمل الصندوق علي ترقية الإشراف علي المجمعات السكنية و الاستعانة بمشرفين لهم خبرات تربوية طويلة ليسهموا في توجيه الطلاب وإرشادهم.

و‌- العمل لإعمار علاقات التنسيق مع الجامعات واتحادات الطلاب ومؤسساتهم والجهات والمؤسسات الأخرى ذات الصلة.

ومما سبق نجد ان الصندوق في هيكله يجمع بين أكثر من مدرسة ولكن اقرب للهياكل التنفيذية الاستشارية وهذا النوع من الهياكل يجمع بين سرعة اتخاذ القرار وتفوق الاتصال بالمعرفة والخبرة ([2]).

 

كما أن الهيكل يستعين بلجان شتى وتختلف هذه اللجان حسب الغرض الذي أنشئت من اجله وتتمثل فى :-

1- لجنة الموارد.

2- اللجنة الهندسية الاستشارية.

3- لجنة الكفالة.

4- لجنةالمناشط الطلابية.

5- لجنة التسليف.
6. لجنة التخطيط والمعلومات.
7. لجنة التدريب.
8. لجنة الإعلام.
9.لجنة الاستثمار.